A modern könyvelés alapja

Általában a kisebb létszámú vállalkozások nem igényelnek helyre bejáró könyvelőt. Ebből az következik, hogy havonta, rosszabb esetben negyedévente egyszer viszik át az anyagokat a külső könyvelőhöz. Természetesen ez azzal jár együtt, hogy hó – vagy negyedév – közben egyáltalán nem naprakész a könyvelésük. Ugyan a könyvelő igyekszik tartani a bevallási határidőket (ha ő is megkapja határidőre a számlákat), de mire egy hónap könyvelése befejeződik, addig már majdnem egy hónap eltelt. Hogyan is lehetne így naprakész információkat kinyerni a könyvelésből? Pedig jó, ha tudjuk, hogy a könyvelésnek csak az egyik fő feladata az, hogy a vállalkozás megfeleljen az állami előírásoknak, a másik feladata az (kellene, hogy legyen), hogy támogassa a cég vezetését a döntéseiben.

Ha egy vállalkozás az elektronikus könyvelést választja, az olyan mérvű hatékonyság-növekedéssel ér fel, mintha egy könyvelő nap mint nap bejárna az irodájukba, és minden nap végére lekönyvelné az aznapi eseményeket. Ezen a módon a gazdálkodási eredmények azonnal rendelkezésre állnak, így viszonylag pontosan lehet előrejelezni az eredményességet. Bizonyos esetekben az ilyen előrejelzések konkrét, kézzel fogható megtakarításokban mutatkoznak meg (például az év végi várható eredmény folyamatos monitorozásával optimalizálni lehet a fizetendő társasági adót, ami nem egy kis tétel).

Egy másik eset lehet a hitelfelvétel. A bank ilyenkor főkönyvi kivonatot kér, ám ennek aktuálisnak kell lennie. Ha éppen akkor ilyen nem lekérhető, és várni kell rá néhány hetet, akkor a pénzáram késedelmet szenved.